O avance das novas tecnoloxías da información provocou un cambio na denominación do termo documento, xa que, actualmente, a relación entre documento e soporte non é tan equivalente como o foi anos atrás.
Para especificar termos, primeiramente débese falar sobre os documentos.
Un documento é un soporte material que contén información e que necesita dun soporte para que calquera mensaxe sexa transmitido, e dito soporte baséase na súa perdurabilidade e na capacidade de manterse ao longo do tempo.
Á súa vez, existen distintas definición de "documento" proporcionadas por distintos intelectuais, tales como:
1. "Unha información que serve para o estudo, a investigación ou que sexa unha proba. O soporte físico non importa, o que importa é o contido, que se poida reutilizar para o coñecemento". (Arnat, 1944,33)
2."Un documento ten como finalidade inmediata informar, en relación a unha finalidade última do ser humano". (Martínez Comeche, 2000, 15)
A información dos documentos soe rexistrarse en papeis, microformas...
A función da información documental é reducir a incerteza e facilitar a toma de decisións ( explosión, polución, contaminación, infoxicación).
Unha das "explosións" máis importantes é a explosión informativa, que ten unha serie de factorespositivos e unha serie de consecuencias.
Os factores a favor máis importantes son: o continuo incremento da ciencia, que a información está dispoñible a escala mundial e o aumento da oferta e a demanda de información.
As consecuencias máis reseñables son: existe unha gran cantidade de información que é inaccesible, que haxa moita información non significa que haxa maior coñecemento e o incremento das publicacións non implica unha maior creatividade dos contidos.
En torno aos documentos, existen unha serie de finalidades: a finalidade informativa e a finalidade propia do usuario.
Os documentos poden ser diversos e se diferencian en:
1. Documento segundo soporte físico: os soportes máis tradicionais son a pedra, a arxila, o papiro,o papel, as microfichas, as películas, os DVD, os CDs...
Nos anos 70 se distribuían os datos informáticos a través das redes de telecomunicación.
Nos anos 80 se deseñan os CD-AUDIO e os CD-ROM, momento en que o papel comeza a perder a súa posición monopolística, e esta revolución da paso a era da "dixitalización".
2. Documento segundo a mensaxe: poder ser texto, son ou imaxe e poden existir formas combinadas tales como: a información audiovisual e a multimedia.
Adicionalmente, existen documentos administrativos (xerados por unha persoa ou organización durante o exercicio da súa actividade) e documentos de tipo bibliográfico (prodúcense múltiples copias e o eceptor é anónimo).
3, Documento segundo o grao de elaboración da información:
Documentos orixinais: suministran a información de primeira man.
Documentos secundarios: produto do Centro de Documentación e teñen referencias que remiten á información orixinal.
.
4.Documento segundo o grao de difusión: públicos, reservados e inéditos.
Por último, están presentes os documentos dixitais. Este tipo de documentos rompen a unidade contido7 soporte.
Concretamente os documentos dixitais son entidades informatiivas que existen nun determinado momento e que satisfacen unha necesidade específica. Os contidos electrónicos máis importantes son: as páxinas web, as revistas electrónicas, os mapas dixitalizados, as bases de datos, os portais...
En torno ao valor dos documentos, é imprescindible a autenticidade, a fiabilidade e a accesibilidade.
Os documentos e os procesos de documentación evolucionaron e sufriron múltiples cambios ao longo dos anos, debido a aparición das novas tecnoloxías e tamén do mundo e a sociedade actual. Toda esta situación sseguirá en constante incremento e con moitos avances ao longo do tempo, e quen sabe como será o mundo da documentación informativa dentro dun anos. Todo está por descubrir.